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第一篇 档案事业
第二章 行政管理
第三节 监督指导
机关档案业务指导 50年代初,中共青岛市委秘书处先后举办档案干部培训班,对党委系统档案干部进行业务指导。1956年,中共青岛市委、市人委分别成立档案科,负责指导全市党政系统的档案工作。业务指导工作的重点是贯彻国务院1956年4月16日公布的《关于加强国家档案工作的决定》的精神,建立健全机关档案工作机构,配备档案干部,制定档案工作制度,并组织、指导各单位对建国前档案进行清理和整理工作。
60年代,全市档案业务指导工作的重点:一是贯彻中共中央关于党政档案集中统一管理的决定,指导各机关档案室以党的档案为核心,集中统一管理本单位档案。二是指导进行战备档案工作。1962年8月,中共青岛市委办公室档案科组织各单位进行档案战备工作,指导各档案室结合战备鉴定档案,销毁确无使用价值的且超过保管期限的档案,对重要档案编制目录,并清理了积存零散文件,1965年中共青岛市委把档案备战列入市委备战工作规划,在市委备战 领导小组下设档案专业组,并向全市党员干部进行档案备战动员,安排档案清理、鉴定、核实、配套和安全保管。鉴定中提出凡是本机关形成的档案保管期限从长,反映本机关主要职能活动的保管期限从长,对国家有长远利用价值的保管期限从长,上、下级文件与本机关形成文件紧密联系的保管期限从长;对多余的发文副本,没有参考意义和只有临时参考意义的事务性文件,一律剔出处理。全市清理档案工作到1966年初基本结束。三是指导各单位开展清理和整理建国前档案工作。1961年对建国前档案的基本情况进行了摸底调查,1962年2月通知各单位彻底收集,并在原有基础上加工整理妥善保管。1963年5月接收了部分档案进馆保存。1963年底,青岛市档案局再次组织力量,对建国前档案情况进行检查、统计,接收有关部门档案进馆。四是加强对文书立卷归档的指导。1963年,针对部分单位中存在的文书立卷工作不落实等问题,加强了文书处理部门立卷归档制度建设,制定了文书立卷归档的范围和各类文件的保管期限参考表,统一了市级机关的文书立卷办法。
1980年青岛市档案局重点组织恢复“文化大革命”期间遭到破坏的文书档案工作,指导各级档案机构建立健全文书处理和档案工作的规章制度,清理积存档案。通过1980年的清理,市直105个单位有100个清理完毕,占95%;区、局属单位清理完毕的占91%。
完成机关档案工作恢复整顿任务后,青岛市档案局把工作的重点转向继续提高业务水平方面。从1982年起,指导各档案室摸索文书立卷经验,提高案卷质量;建立健全档案工作制度,仅1982年就有82个市直单位制定或重新修订了档案管理办法、实施细则、分类大纲、保管期限、借阅和保密等制度。1983年青岛市档案局指导各级档案部门开展档案资料两编工作(编制档案检索工具、编辑档案史料),1984年,市县两级档案馆编制案卷目录、全引目录、全宗介绍、文件字号索引、文件卡片、人物卡片等检索工具,共976册,卡片59 640张;编辑档案史料汇编43件,34万字。档案工作的领域也不断扩大。1982年着手指导街道办事处建立档案工作,制定了有关材料的立卷归档范围和保管期限表,1987年指导青岛市经济技术开发区建立档案工作,制定了相应的规章制度,形成档案900卷。
青岛市档案局在档案业务指导中,推行机关档案工作规范化、标准化。自1980年以来,先后制定、转发了《机关档案业务建设标准》等10多项业务规范性文件。与此同时,积极推行机关档案综合管理,全市1 064个机关档案室中,已有324个为综合档案室,占总数的30．45%。1990年中共青岛市委办公厅、青岛市人民Gov办公厅联合印发了《关于全面实行机关档案综合管理的通知》,要求全市各机关将本单位的文书档案、科技档案、会计档案、业务档案、声像档案由机关档案室统一管理。同年5月,根据山东省档案局的统一部署,在全市范围内开展了以机关档案综合管理为主要内容的争创省级先进活动。到1990年底,全市有98个单位达到省级先进标准,其中省二级先进单位4个。
企业、科研单位档案业务指导 1959年10月,青岛市开始抓科技档案工作,总结推广了四方机车车辆工厂等单位的典型经验。1960年,通过贯彻国家档案局召开的大连技术档案工作会议和山东省召开的技术档案工作济南现场会精神,全市科技档案较集中的企业、科研单位建立了科技档案室或与文书档案统一管理的档案室,配备了专职或兼职科技档案干部。在此基础上,组织科技档案干部清理积存档案,掌握区分科技档案与科技资料的标准,初步实现了科技档案的集中统一管理。1961年6月,中共青岛市委办公室以市城建、港务局、邮电局、电业局为试点,研究城市基本建设档案的管理方法,1962年7月,由青岛市人民委员会颁布《青岛市关于加强管理城市基本建设档案的试行办法》,统一了全市城建档案的管理办法。科技单位也普遍建立了科技档案室,1964年,中共中央、国务院批转国家档案局《关于进一步加强技术档案工作的报告》,明确了科技档案集中统一管理的各项制度。中共青岛市委、市人委分别召开工厂、企业、科研单位负责人会议,部署全市科技档案工作,推动了科技档案工作的发展。青岛市档案局、青岛市科委共同组织了科技档案大检查,重点检查机构建设和集中统一管理、建立健全专题档案、立卷归档制度、清理积存文件等问题。1965年6月21日,青岛市档案局组织62个单位的领导和负责科技档案的工作人员133人,由副市长带队到济南参观“北京站科技档案展览”,通过实例教育有关人员重视科技档案工作。
1981年,青岛市档案局重点组织科技档案的恢复整顿工作。通过贯彻专业主管机关统一领导的原则,完善科技档案管理体制,设置了机构人员,落实了集中统一管理和业务建设的要求。到同年底,全市县、区以上有科技档案工作任务的837个单位,按国家规定的科技档案恢复整顿的标准检查验收,恢复整顿科技档案工作基本合格的有477个单位,占56．99%;按《科技档案工作条例》规定,由分管生产、技术的擎天柱分管科技档案工作的有670个单位,占80．05%;把科技档案工作初步纳入生产管理、技术管理的有452个单位,占54%。1982年企业整顿开始后,青岛市档案局根据全市的统一部署,把整顿科技档案纳入企业全面整顿的目标。1983年,青岛市转发了国家经委、国家档案局《关于企业科技档案工作整顿验收五条标准的通知》,青岛市各专业主管机关和企业在全面整顿中,把科技档案与其他工作同时整顿、同时验收,科技档案工作在企业整顿验收标准中占一定比例;档案部门参加检查团一起对企业进行检查验收。青岛市召开经验交流会,交流、推广档案恢复整顿工作的典型经验。同年底,全市已有10个系统将科技档案工作列入企业全面整顿的检查验收。到1984年底,已经验收工交、基建系统555个单位,经青岛市企业整顿领导小组批准合格的有453个单位,占验收总数的81．62%。
1985年,青岛市档案局会同青岛市重点工程指挥部制定《关于加强重点工程档案资料管理工作的通知》,与城乡建委、重点工程指挥部对杭州路立交桥、青岛港8号码头工程等16个重点工程项目档案管理情况进行检查,维护了重点工程档案的完整。同年,青岛市档案局与青岛市经委制定《青岛市引进技术、设备项目档案资料管理试行办法》,确定了引进项目档案资料的归档范围、管理体制、提供利用等要求,并对引进项目档案资料管理工作进行了检查。
1987年《国营企业档案管理暂行规定》颁布后,青岛市档案局确定青岛啤酒厂、青岛染料厂、青岛第六棉纺织厂为试点单位,制定了《青岛市企业档案分类编号试行方案》。1988年《企业档案工作定级升级标准》下达后,青岛市档案局组织了评审机构,在青岛碱厂和青岛第五棉纺织厂进行试点,同年5月,山东省档案局在这两个单位召开考评现场会,确认两单位档案管理达到国家二级先进企业的标准。市档案局召开企业档案升级活动现场会,推动全市企业档案升级活动不断发展。到1990年,全市企业档案管理工作达到国家一级先进标准的有12个、国家二级48个、省级先进292个,总数位居全国大中城市前列。通过企业档案升级活动,推动了企业档案的发展。
专门档案业务指导 1983年,青岛市开展专门档案的建档工作,制定了专门档案管理办法。到1990年,青岛市已经建立了会计档案、教学档案、地名档案、保卫档案、审计档案、公证档案、工商行政管理档案、艺术档案、新闻档案、环境保护档案、出版档案等专门档案。
组织档案业务协作 1957年,青岛市纺织系统建立了文书档案工作协作组。1963年3月,青岛市档案局在全市市直单位组织建立档案工作协作组,共11个。“文化大革命”时期,档案工作受到冲击,档案工作协作组停止活动。中共十一届三中全会后,1980年8月恢复建立协作组。市直105个单位分为12个协作组。1986年作了调整,140个单位分为16个协作组。 |
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