青岛市志64：档案志 第二篇 档案管理
第二篇 档案管理第一章 市档案馆档案管理
第一节 档案收集
青岛市档案馆馆藏档案的主要来源,一是青岛市党政群机关形成的永久和长期保存的档案,二是建国前历代政权形成的档案。
按照《档案馆工作通则》规定,省辖市和县级档案馆接收立档单位保管10年左右的档案。青岛市档案馆的接收范围是:中共青岛市委员会(革委会核心领导小组)、纪律检查委员会、青岛市人民代表大会及其常设机构,青岛市人民Gov(人民委员会、革命委员会)、青岛市政协、青岛市人民法院、青岛市人民检察院、共青团青岛市委、青岛市妇联等机构及其工作部门和直属的临时性单位形成的长期和永久保存的档案;撤销机关的档案;建国前青岛地区的革命历史档案、历届政权档案。另外,青岛市档案馆还接收有助于了解馆藏档案内容及其立档单位历史的资料。青岛市档案馆建馆以来,开展了3次规模较大的档案接收工作。(一)1963年先后从各机关、企业事业单位接收建国前230个单位的75 461卷档案,各种资料8 740册。(二)1969年,又将市公安局保存的3．3万卷和其他单位保存的4 000卷旧政权档案接收进馆。(三)市直单位1949～1966年的档案,1963～1989年共接收42 405卷。
青岛建置已近百年,历代的政权机构、社会组织和个人在历史活动中形成了大量档案资料,除大部分已被市档案馆保存外,还有一些散存于社会上。为便于其妥善保管并发挥应有作用,市档案馆广泛开展征集档案资料工作。征集范围包括:历代王朝和德国侵占时期、日本两次侵占时期、北洋Gov统治时期和南京国民Gov统治时期的多种文字材料;各个历史时期编修的各种志书、家谱、族谱、年谱、墓志、碑文等;反映青岛重大事件、历史变迁、机构沿革、疆域地形、水文气象、物产资源、自然灾害以及风土人情、典章制度、民族宗教、名胜古迹、奇闻轶事的各种书刊、图表、照片等;建国以前中国Our Party在青岛的各级组织和人民政权的文电、报刊、照片、印章等;在青岛工作过的党政擎天柱和各界知名人士的著作、日记、笔记、书信、照片、传记等;省以上党政擎天柱及国内外知名人士来青岛视察、访问时的照片、影片、题词、录音带、?录像带等;“文化大革命”时期的各种文件、资料、传?单、照片、?旗帜、标志以及其他反映青岛历史面貌的史料。
<br> ?1986年市档案馆设立征集科后,专门从事零散档案征集工作,主要征集青岛市重大活动和重要会议照片、市党政领导的照片及其他一些珍贵档案。 第二篇 档案管理
第一章 市档案馆档案管理
第二节 档案整理
全宗划分 青岛市档案馆馆藏建国前政权档案的全宗划分主要有三种形式,一种是一个立档单位按不同历史时期划分为若干全宗,如市Gov和警察局等政权机关的档案,按南京国民Gov第一、二次统治时期和日本第二次侵占时期分别划分为3个全宗;另一种是一个立档单位自始至终为一个全宗,按历史时期或所属机构划分为若干目录,如商检局、中纺青岛分公司等全宗;还有一种是几个不相隶属的立档单位的档案合为一个全宗,但各单位档案分别编目录。建国后档案一般为一个立档单位一个全宗,只要单位性质、职能不改变,一直相沿不变。
全宗的编号 青岛市档案馆以全宗为管理档案的基本单位。到1990年,青岛市档案馆共保存133个全宗,其全宗号多为档案进馆时编定。建国前档案全宗分为两个全宗序列,其中正式全宗序列有20个全宗,临时全宗序列有41个全宗;其编写是在1956年清理敌伪档案时由全省统一划定的,即建国前政治性机关档案划为正式全宗,一般性机关的档案划为临时全宗。建国后档案为一个全宗序列,共计82个全宗号(实际接收72个全宗),其中1～14全宗为中共青岛市委的系统档案,15～69全宗为行政系统档案,70～82全宗为群众团体档案。
全宗内档案的分类 建国前档案基本按组织机构或问题结合年度分类排列。建国后档案一般采用“组织机构(问题)——年度”或“年度——组织机构(问题)”分类方法,案卷的具体排列方法是首先将同一组织机构的永久档案和长期档案分为两个部分(在目录上列为按数序编排的两个目录号),每部分再依年度排列;每一年度按立档单位内部机构或问题依次排列。
清理敌伪档案 建国后,青岛市进行过两次清理敌伪档案工作。第一次是市档案馆成立前的1955年9月,根据中共山东省委的部署,青岛市开始清理敌伪政治档案。9月25日成立中共青岛市委清理敌伪政治档案小组及办公室。到10月20日档案登记基本结束,全市共有57个单位保存有各类敌伪档案17 810件、31 952份、96 617卷、25 535册,初步掌握了档案的存放情况。这次清理档案工作于1957年3月全部结束。第二次是1967年10月8日,中共中央、中央军委、中央文革小组联合发出《关于接受清查敌伪档案的指示》后,青岛市于11月4日成立敌伪档案清查小组及办公室,组织收集、查封敌伪档案,并进行集中清理。1969年12月,全部档案移交青岛市革命委员会档案组保管。共组织了500多人的清查队伍,清理档案工作于1974年8月结束。在清理过程中,整理了零散档案,更换了破损卷皮,增补了目录,同时也使一些全宗被拆散、破坏了其完整性和历史连续性。 第二篇 档案管理
第一章 市档案馆档案管理
第三节 档案保管
青岛市档案馆接收档案进馆后,按照全宗性质设定全宗名册,根据全宗号的顺序进行登记。建立档案总登记制度,掌握档案的收进,移出等变化情况。
为维护档案的完整与安全,青岛市档案馆建立了定期清点档案制度。档案保管有严格的责任制,档案出入库实行登记制度。
青岛市档案馆藏档案多以木质架、橱存放。档案架、橱编制统一顺序号,档案资料按全宗、目录、案卷的顺序排列,并在每个架、橱上编制固定号,以便查找利用。馆藏档案多以卷皮包装,少量档案以卷盒包装。每个全宗都设有全宗卷。全宗存放编有位置索引和示意图,注明档案全宗、目录、案卷号、库房和架橱号,以方便管理利用。档案库采取全密封措施,装有湿度自动控制设备,全年湿度保持在65%以下。夏季温湿度偏高,根据观测温湿度变化情况,及时采取措施,使库房温度达到档案保管要求。
库房管理坚持“以防为主、防治结合”的原则,实行严格、科学的管理,认真做好防火、防尘、防潮、防虫、防光、防盗工作,保证库房的绝对安全。
由于馆藏档案基本上是纸质载体,随着保存时间的延长部分档案存在褪变问题。1984年7月,档案局组织对建国后5个全宗、5个不同年代的167卷档案,建国前260卷32 217页档案的抽样调查分析,建国前档案非正常页数占34．4%,其中,纸张变脆尚未破损的占3．9%,已破损尚可修复的3．3%,严重破损的占27．2%。另外,还有字迹褪变、扩散等问题的档案占14．01%。建国后档案有字迹褪变,扩散等问题的占22%。为保护档案,青岛市档案馆自1981年起,采取措施开展破损档案抢救工作,由专人进行托裱、修补、加固和复制。1986年购入档案缩微设备,通过拍摄档案缩微胶片,为档案利用提供缩微制品,以延长档案原件的寿命。到1990年,完成了青岛市建国前发行的报纸77种、464册的缩微任务。
1964年,青岛市根据中央和中共山东省委关于备战工作的指示精神,把建设后方档案库列入重要备战措施来部署。1966年,根据国家档案局召开的华东局沿海5省市档案战备工作会议的精神,和中共山东省委、中共青岛市委备战领导小组的档案战备工作要求,在栖霞建立了青岛地区后方档案库,保存市党、政机关的重要文书档案,市司法部门的重要业务档案,市委管理的干部档案,以及重点市政工程设施、交通、桥梁、电讯、管道等的基建档案和市管企业的重要设备、尖端产品等技术档案。1979年7月因大雨致使后库部分档案泡湿污损,1980年5月将后库档案和设备全部安全运回青岛。
1990年,青岛市档案馆共保存档案133个全宗,438个目录157 020卷,案卷排架长度2 878．2米;其中,建国前档案61个全宗、187个目录、111 665卷,革命历史档案29卷,建国后档案72个全宗、251个目录、45 326卷。 第二篇 档案管理
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第四节 档案编目
档案编目工作始于档案馆创建初期。全市档案工作实行集中统一的管理体制后,配合接收、整理解放前档案和解放后撤销机关的档案,一并接收编制进馆档案案卷目录。同时,接收了第一次清理敌伪档案时编制的部分人名卡片目录、组织卡片目录、工商业户卡片目录和手工业户卡片目录等。
1964年,按照上级的“战备”要求,将馆藏全部档案按其重要程度划分为甲、乙两类,为此编制了相应的检索工具。
1979年档案馆恢复以后,馆藏档案重新按永久、长期、短期划分,以全宗排列,理顺档案管理秩序。档案目录也进行相应调整。
随着档案向社会开放、档案馆升级和馆藏不断增加,出现了新的目录形式。有档案开放目录、全引目录、全宗介绍、全宗名册、文件字号索引、各种图书资料目录等,逐步建立起多途径检索的档案目录体系。
1990年,青岛市档案馆共有各类检索工具16种。其中,书本式检索工具10种,卡片式检索工具6种。
书本式检索工具
案卷目录 是档案馆保管和统计档案的主要工具,也是档案馆的主要检索工具之一。到1990年,青岛市档案馆馆藏档案全部建立案卷目录,共284册,由立档单位编制,随档案一并接收进馆。
全引目录 青岛市档案馆有全引目录95册。系青岛市计划委员会、青岛市革委文教办公室、青岛市人民Gov人事处、青岛市劳动局、青岛市中级人民法院、青岛市商业局、青岛市交通局、青岛市财政局、青岛市民政局、青岛日报社等单位档案的全引目录。由立档单位编制,随档案接收进馆。
文件字号索引目录 青岛市档案馆有文件字号索引12册。涉及单位有中共中央、中央办公厅、国务院及各部委、华东局和华东局办公厅、山东分局和分局秘书处、中共山东省委和省委办公厅、山东省革委和省革委办公室、华东区军政委员会、青岛市Gov、青岛市人委、青岛市革委核心组、青岛市革委、中共青岛市委和市委办公厅(室)等。文件字号索引目录由青岛市档案馆于1989～1990年编制。
开放档案目录 1990年青岛市档案馆开放档案目录共有99册。其中,青岛解放前档案开放目录86册,青岛解放后档案开放目录13册,由青岛市档案馆分别建于1981年(青岛解放前档案)、1989年(青岛解放后档案)。
全宗介绍 又称全宗指南。编制全宗介绍的全宗占?2/3。?其中,小部分系接收进馆,大部分由青岛市档案馆于1987年后陆续组织编制。
此外,青岛市档案馆于1980～1982年建立了全宗名册、革命历史档案资料丛书目录、图书资料目录、历史资料目录、报纸刊物登记簿。
卡片式检索工具
文件卡片目录 著录项目有标题、作者、文件日期、保管期限、内容摘要、全宗号、目录号、卷号、页号。80年代初,青岛市档案馆开始编制文件卡片,到1990年,共编制文件卡片3．5万张。其中,青岛解放前历史档案文件卡片1万张。涉及青岛特别市Gov,青岛市Gov,胶澳商埠督办公署,青岛市警察局等全宗。建国后文书档案文件卡片2．5万张。涉及青岛市军管会、中共青岛市委、青岛市人民Gov、中共青岛市纪委、青岛市人民Gov监察局5个全宗。
人名卡片目录 著录项目有:姓名、性别、年龄、籍贯、内容摘要、全宗号、目录号、卷号、页号等。青岛市档案馆有人名卡片53万张。其中,青岛解放前历史档案人物卡片51万张。这些卡片一部分为建馆初期从公安局接收进馆,另一部分由档案馆于1967～1968年组织编制。建国后文书档案人名卡片2万张,主要内容是1949～1978年的干部任免、奖惩、晋级、离休、退休、党员违纪、党员转正、以及历次政治运动中人事处理情况,主管干部的审干结论等。有青岛市军管会、中共青岛市委、市委各部临时办公室、中共青岛市纪委、中共青岛市直属机关委员会、青岛市革委、青岛市人民Gov、青岛市人民Gov监察局、中共山东省委社教工作团青岛各分团等28个单位的有关人名及简况。
组织卡片目录 著录项目有:组织名称(中、外文)、成立年代、政治背景、负责人、地址、案卷名称、案卷号、册号、目录号、全宗号。1990年,青岛市档案馆共有组织卡片1．8万张。其中,一部分卡片系从公安局接收进馆,另一部分由青岛市档案馆于1967～1968年编制。此外,卡片式检索工具还有工商业户卡片目录6万张,外侨卡片目录1万张,照片卡片目录1．3万张。 第二篇 档案管理
第一章 市档案馆档案管理
第五节 档案编研
自1980年起,青岛市档案馆设立档案编研机构,从事档案史料的编辑出版,参与编史修志和有关学术研究,向社会公布档案史料,先后采用自编和合作编辑的形式,编印了档案文献汇编、组织沿革、大事记史料等15种资料,达150万字。主要有:《帝国主义与胶海关》、《青岛党史资料》、《青岛工运史资料》、《青岛纺织史料》;编写的参考资料主要有《青岛大事记史料》、《青岛市旧政权机构和市长简历》、《中共青岛市委擎天柱变更情况》、《青岛区域区划沿革》、《青岛人口资料汇编》及《青岛旧事》等。
《帝国主义与胶海关》主要收集了英、德、日帝国主义把持胶海关,进行政治、经济、军事、文化侵略的档案史料,全部选自青岛市档案馆馆藏档案、资料。全书分三编,第一编条约章程;第二编贸易报告;第三编来往文电。全书34．6万字,1986年由档案出版社出版发行。
《青岛大事记史料》(上卷)收录青岛1891～1966年的重要事件。材料的来源主要是青岛市档案馆馆藏档案、资料、报纸、全书30万字,由青岛市档案馆和青岛市史志办公室合作编写,1990年出版。
《青岛党史资料》(第一辑)汇辑1923～1925年中国Our Party青岛党组织的建立及其初期活动的有关资料,包括照片、革命文献、回忆录、自传、统计图表、新闻资料、旧政权档案、译文等,附录了一部分青岛沿革资料。共8个部分,约30万字,由中共青岛市委党史资料征委会办公室与青岛市档案馆合作编辑。1987年出版。
《青岛工运史料》汇辑1921～1927年青岛工人阶级在中国Our Party领导下逐步成长壮大的历史资料,包括照片、革命文献、统计图表、新闻资料等,史料主要取材于青岛市档案馆馆藏档案、资料和报刊。由青岛市总工会和青岛市档案馆合作编辑。全书27万字,1985年出版。
《青岛旧事》此书辑录反映建国前青岛政治、经济、社会、文化等方面史实的短文,是一部为研究青岛史提供素材的历史文集。书中选辑的文字、材料多源于馆藏档案资料,也吸取了青岛历史的部分研究成果。全书9．8万字,分政坛浮光、经济掠影、琴屿垂钓三编,计78篇短文,1991年由青岛人民出版社出版。 第二篇 档案管理
第一章 市档案馆档案管理
第六节 开放利用
档案利用 青岛市档案馆成立初期,档案利用局限于为机关服务,档案利用工作的社会影响比较小。1979～1982年,随着落实政策和平反冤假错案工作的开展,形成档案利用工作的第一个高潮。青岛市档案馆为改正错划右派、平反“文化大革命”造成的冤假错案、落实知识分子政策和工商业者政策等工作提供了大量档案,体现了党的实事求是的思想路线。1982年以后,随着编史修志工作的广泛开展,青岛市档案馆利用工作再次形成高潮,年调卷量超过万卷。1983～1988年,青岛市档案馆共为承担史志工作的各单位提供档案55 489卷。仅青岛市税务局通过查阅档案资料,积累3 220万字的材料,基本掌握了青岛市税务沿革的历史脉络。1980～1990年共提供档案资料90 402卷(册),接待利用者69 374人次。其中,1990年,编史修志单位占查档单位总数的35%,利用卷数的74%;落实政策的分别占38%和12%,落实产权的分别占5%和8%,处理纠纷的分别占3%和2%;其他的分别占19%和4%。此外,市对台湾工作办公室等利用档案沟通海峡两岸同胞的联系,使离散几十年的海峡两岸同胞得以团聚;社会科学、文化部门利用档案进行学术研究、艺术创作、拍摄影视片;有的还利用档案作为处理房地产、商标等纠纷的依据,避免了几十万元、几百万元,甚至上千万元的损失等等;档案服务的范围不断扩大。日本、德国、美国、澳大利亚和台湾等国家和地区的学者也先后到青岛市档案馆利用档案。
开放历史档案 1980年5月,中共中央、国务院领导同志批准的《国家档案局关于开放历史档案的几点意见》下发以后,青岛市档案馆积极进行开放档案的准备工作。1981年,青岛市制定了《关于开放历史档案的试行办法》,确定青岛市档案馆保存的建国前档案(通称历史档案),除极少数限制在一定范围使用外,均可向国内党、政、军机关,科研部门,史学部门和有关部门开放。为配合开放历史档案,1981年底青岛市档案馆举办了一次规模较大的开放历史档案展览。展览以青岛历史沿革为主线,分为7个历史时期、30多个专题,内容涉及政治、经济、军事、文化等领域。全市2 000多人参观了展览。为方便利用者查阅开放档案,青岛市档案馆简化了查阅手续,编制了开放档案目录,供利用者自行检索。
1987年《档案法》公布以来,青岛市档案馆进一步扩大了开放档案范围。中国公民可以利用各种合法证件查阅属于开放范围的档案。1990年,青岛市档案馆开放档案7?7万卷,占应开放档案的78%。
为了更好地搞好历史档案的开放,档案馆创造条件方便利用人员,为利用者提供档案静电复印、照相、缩微等服务,为利用者出具档案证明。利用者还可通过电话、信函等方式,利用档案。 第二篇 档案管理
第二章 文书档案管理
第一节 立卷归档
建国前,青岛市各机关文件的立卷归档程序一般是:机关收文由长官签阅交办后,发文由挂号处发出后,管卷员即将所收的来文或发文底稿分别次序,按事由分编卷宗,并登入卷宗簿,储存档架,以便检阅。机关立卷归档有两个特点,一是文书立卷归档工作由档案管理人员直接办理,二是接收档案的范围包括所有公文,凡文件处理完毕一律归档,即所谓的“有文必档”。
建国初期,青岛市机关文书工作沿用建国前传统做法,由档案室负责立卷。1954年,中共中央召开全国档案工作会议,通过了《中国Our Party中央和省(市)级机关文书处理和档案工作暂行条例》,肯定了文书处理部门立卷的做法,青岛市也根据这个《暂行条件》的规定逐步推行了文书处理部门立卷归档制度。1956年4月,中共中央召开第二次全国档案工作会议,讨论通过了《中国Our Party县级机关文书处理工作和档案工作暂行办法》。同年12月,国家档案局召开全国Gov系统第一次档案工作会议,讨论通过了《国家机关文书立卷工作和档案室工作通则》。青岛市通过对这两次会议精神的贯彻落实,在全市各级党政机关和企事业单位普遍推行了由文书处理部门立卷归档的制度。“文化大革命”期间,这一制度遭到破坏。1980年恢复整顿档案工作期间,恢复健全文书处理部门立卷制度被列为一项主要内容。
归档范围 50年代,关于文件归档范围尚无统一的规定。1963年青岛市档案管理局制发《各级机关文书立卷归档工作的几项规定》,规定了13类必须归档的文书材料:(一)上级机关发给本机关执行或参照执行的文件和电报;(二)本机关发出的各种文件和电报(包括内部文件);(三)本机关各种会议记录和会议文件;(四)本机关负责同志的讲话、报告稿和擎天柱之间商讨工作的重要来往文书;(五)各项政治活动中(包括各种临时办公会)所形成的文件;(六)本机关所做的各种调查形成的材料;(七)本机关处理案件和重要人民来信;(八)直属下级机关报送的重要报告和本机关的批复;(九)上、下级和本机关为处理重要问题形成的来往文书;(十)本机关各种重要统计报表;(十一)本机关公开或内部出版的刊物、书籍;(十二)本机关的财会账簿、凭证、报表等;(十三)其他有关照片、录音、技术文件等。
1980年恢复整顿档案工作期间,青岛市各机关档案室都把建立归档范围作为一项重要内容,制定了具体的归档范围,主要包括:(一)本机关在贯彻执行党的路线、方针、政策和工作活动中形成的重要文件,如决议、决定、指示、规章制度、报告、会议记录、会议文件、统计文件、典型调查材料、人员任免与奖励材料、信访材料和照片、影片、录音带等;(二)与本机关有关的重要文件、有密切关系的上级机关和下级机关的重要文件;(三)本机关进行工作、总结经验需要查考的上级机关和下级机关的依据材料;(四)具有查考价值的本机关和上、下级机关的一般性文件。
1987年以来,青岛市各级机关档案普遍执行国家档案局《机关档案业务建设规范》中提出的档案归档范围,并据此制定了适合本机关实际情况的档案归档范围。
为准确划分归档和不归档材料的界线,各机关还制定了不归档文件的范围。这些材料包括:重份文件,无查考价值的事务性、临时性文件、来往签发的文电草稿,一般性文件的各次校对稿、一般性的意见和建议;机关内部互相抄送的文件材料;本机关擎天柱兼任外机关职务形成的不需要贯彻执行或无查考价值的文件材料;下级机关送来的不必备案、越级或非隶属机关抄送的一般性、不需办理的文件材料等。
立卷归档方法 青岛市各级机关立卷归档工作主要采取平日积累与年终立卷相结合的方式。各机关根据自己的职责,参照文书立卷的原则、范围和方法的要求,针对可能形成和要求形成的文件,事先编制文件归档条目,设置案卷类目,开展平日归档。50年代起,青岛市即利用案卷类目,进行立卷归档。当时制定的《中共青岛市委机关文书处理工作试行规则》要求:“秘书部门负责人(秘书科、文书科)在每年年底或第二年年初,组织文书处理工作人员拟定次年的案卷类目”、“文书处理工作人员根据案卷类目的条款设置空卷皮,将日常工作中办事完毕的文书,分别放入有关卷夹内,逐步积累立卷材料。”
立卷形式主要分集中立卷和分散立卷两种。1985年全市机关共形成文件871 126份,归档文件330 664份,形成永久档案8 590卷,长期档案9 151卷,短期档案4 709卷。1990年市直机关共立文书档案8 354卷,科技档案795卷,会计档案等专业档案3 818卷,声像档案1 028盒、册。 第二篇 档案管理
第二章 文书档案管理
第二节 整理编目
档案整理 建国前,青岛市机关档案已经采取了分类整理的办法。北洋Gov统治时期,胶澳商埠督办公署的外事档案分为租、交、讼、招、法、询、偿、债、聘、通、居、运、船舰、游、杂等字,共15大类。南京国民Gov第一次统治时期划分档案保管期限,1931年公布《青岛市Gov暨所属各机关办事通则》规定:档案保存分为永久、10年、5年和3年4种保管期限。档案编号一般分编为若干字、每字若干号、每号若干宗、每宗若干卷。
1933年11月,青岛市Gov秘书处提出整理市府档案办法,1934年1月制定《整理卷宗办法实施大纲》,档案实行类、组、宗、案、件5级编档法,即“以同一部分事件为类,类以下分为组、组以下分为宗、宗以下分为案、案以下分为件,每一件以一来文及附件,或一去稿及附件分别计之”。“每一案装成一卷,每卷以容纳15件为限,满15件以上时即续装一卷,称为某案第二卷”,至于档案分类,则按市Gov“组织及其他需要情形分为15类:党务、总务、社会、公安、财政、工务、教育、港务、观象、农林、外交、自治、宣传、统计、会议”。
日本第二次侵占青岛后,伪青岛特别市公署(Gov)文件立卷采取“历年制”,即每年由各科集中立卷,并编制卷宗目录及文书类纂详目录,交文书科统一保管。文件按“类”、“项”、“目”三级分类,重要文书以一事件为一卷,非重要的零散文书则集合同类事件立卷。档案保管期限分为甲种永久保存,乙种保存10年,丙种保存5年,丁种保存1年。
南京国民Gov第二次统治时期,Gov机关中出现多种档案分类方法。市Gov秘书处采取以业务性质进行分类的方法,按“类”、“编”、“组”、“案”逐级划分。“类”依组织及案件的性质命名,设置总务、法制、财政、社会、警察、工务、教育、港务、地政、公用、卫生、农林、外事、气象、会计、人事16类;“类”下设“编”,“编”下设“组”,“案”即案卷,按照时间顺序编案。
财政局的档案分类方法则以主办科为分类依据,“类”以各科室的第一个字代表,“项”以各科的职能划分,“项”细分为“目”,“目”下为依次排列的“卷”。
青岛解放初期,青岛市各档案室采用“类”、“纲”、“目”分类。
1951年底,中共青岛市委秘书处提出了《关于改进档案工作的初步意见》,规定档案按组织系统分类,组织系统内按性质分属类。即市委总档划分为:市委分档,各党组、党委分档,区委、郊区委分档,各部委分档。市委分档(主要是以市委名义形成的档案)又按性质分为:总类、会议记录、机关工作、群众来信、整编节约、组织工作、宣传工作、工矿工作、统战工作、政法工作、农村工作、军事工作11属类。1954年国务院《关于加强国家档案工作的决定》发布后,青岛市机关档案工作逐步走上正轨。中共青岛市委档案室接收的档案,均按年代结合组织机构进行分类整理,按照档案分类方案和案卷数量,将案卷目录汇集成册,根据案卷目录编定卷号。
1959年档案工作实行党政档案集中统一管理后,各机关档案室统一管理本单位的党政工团档案,档案分类方法开始以党的档案为核心,以集中反映机关内党的领导活动和党的路线、方针、政策的贯彻执行情况。档案分类排列一般采用组织机构——年代、年代——组织机构、年代——问题等方法。档案室保存的档案保管期限分为永久、长期(15年以上)、短期(15年以内)三种。凡是本机关工作形成的,记载和反映本机关主要职能和活动情况,对工作查考、总结经验和科学研究、历史研究有长远利用价值的档案,均作永久保存;凡在一个相当长时间内具有查考利用价值的作长期保存;在一定时间内具有利用价值的作短期保存。
1979年以来,档案整理工作在制度建设方面得到健全。普遍建立了档案整理、管理、分类、保密、鉴定等制度。档案整理也趋于规范化、科学化。档案编号实现了全市统一,馆室统一,全宗划分统一,档案分类标准一致,保管期限划分界线清楚,装具规范。
检索工具建设 1934年后,市Gov管卷室编制了三种档案检索工具,案卷总登记簿、卷宗分类案目簿、卷宗纲目簿,著录内容详细,可以从分类角度检索档案。
50年代末,青岛市机关档案室加强了检索工具建设,除案卷目录外,还编制了档案存放地点索引、专题索引等。1963年,全市各级档案室为建国前的档案建立目录索引2种、专题目录15种、案卷目录67本;为建国后的档案建立目录索引493种、专题目录53种、案卷目录1 185本。1983年青岛市开展两编(编目、编研)工作后,机关档案室编制了多种检索工具,逐步建立了档案检索体系。除案卷目录外,还有全宗介绍、人物卡片、组织卡片、全宗文件卡片、重要文件卡片、专题卡片目录、文件字号索引等。1990年,全市机关档案室建立了案卷目录2 888本,全引目录1 137本,文件卡片130 281张,人物卡片575 000张,照片卡片13 456张,专题卡片13 200张。 第二篇 档案管理
第三章 经济科技档案管理
第一节 企业档案
1959年,开始了对企业经济科技档案的管理。1962年,市属22个工业企业,有8个建立了技术档案室。11个建立了文书,技术档案统一管理的综合档案室。到1963年底,市属26个工业企业都已经建立了档案工作。其中有11个单位建立了技术档案室。15个单位建立了文书、技术统一管理的综合档案室;四方机车车辆工厂等企业建立健全了科技档案管理制度。1980年12月,青岛市经委、市建委、市科委、市农委和市档案局联合召开全市科学技术档案工作会议,回顾了青岛科技档案工作的发展情况,特别是中共十一届三中全会以来取得的新进展,分析了科技档案工作存在的问题,提出了恢复整顿全市科技档案工作的任务和要求。在这次会议的推动下,青岛市企业开始恢复整顿科技档案工作。青岛钢厂恢复了以总工程师领导的技术档案室,集中时间、人力突击清理积存档案,为全市企业科技档案的恢复整顿提供了经验。通过整顿,使企业的科技档案工作在管理体制、机构人员、集中统一管理、业务建设等方面达到一个新的水平。1982～1983年,中共青岛市委、市Gov把科技档案工作列入企业全面整顿内容,为企业科技档案工作的发展提供了机遇。1985年初,在青岛市一些大、中型企业出现了一种集档案资料、情报管理于一体的档案管理机构——档案信息资料中心(也有称之为技术资料中心)。1985年5月,全市123个中央、省属单位,市属大、中型企业均有科技档案机构,企业档案工作综合管理层次进一步提高。1987年《国营企业档案管理暂行规定》公布后,企业档案管理工作走上综合管理的轨道。1988年,全市802个大中型企业档案室中,32个实现了档案、信息、资料一体化管理,实行档案综合管理的有300个,档案管理人员达到2 278人。
企业科技档案管理 企业科技档案成分复杂、数量庞大、利用率高、专业性强,是一项科技管理的基础性工作。随着企业科技档案的管理体制不断完善和发展,出现了两种有代表性的发展趋势,一是企业档案工作的网络化,二是档案、情报、资料工作一体化。企业科技档案工作开始建立以总工程师或生产技术厂长直接领导的以科技档案部门为中心的,有关科室、车间的专兼职科技档案干部组成的科技档案工作网络。工作网络定期布置、检查工作,各类档案工作人员形成职责分明、相互制约的工作体系。青岛市石油化学工业公司所属工厂普遍建立了科技档案工作领导小组,分管厂长任组长、技术科长任副组长,有关科室和档案室负责人为成员,具体负责科技档案的领导工作,车间和有关科室的工艺、设备技术人员兼任档案员,形成了从厂部到车间、科室的网络管理体系。
归档范围 青岛市企业科技档案的归档范围分为二类,一是由专业主管局(公司)制定的本行业、本系统的通用性归档范围,二是由企业自己制定的归档范围。
1982年青岛市化工局制定本系统《科技档案的立卷归档实行办法》,规定本系统科技档案的归档范围分为综合、基建设计、产品工艺、设备仪器、科研、生产技术6大类,每类细分为小项目。其中,生产技术类包括:(一)生产工艺流程图、设备管道安装配置图;(二)各项规程制度;(三)生产准备;(四)生产过程;(五)生产管理。
随着工业生产、科研、管理的发展,企业科技档案的归档范围不断扩大。青岛市纺织系统在恢复整顿科技档案工作中,建立了5大基础图的归档制度,成套保存全厂平面图、设备布置排列图、供水管道路线图、污水排放管线图、供电线路图,彻底改变了纺织老厂因多次改建扩建而造成的基础工程图物不符的现象。归档范围扩大到科技档案、市场调查、产品销售、材料供应、技术水平分析、用户要求等方面,建立“经营档案”和“市场信息档案”。把每种产品的市场调查、市场预测、商标名称、产品说明、原料检查、原料配方、工艺设计、工艺流程、质量检验、生产水平、产品用途、成本预算、出厂价格、用户意见以及有关生产技术总结和国内外同类先进产品对比材料等,列为产品档案的归档范围。
制度管理 青岛市各企业主管部门注意加强科技档案的制度建设。青岛市纺织工业总公司自1981年以来,制定了7项科技档案工作制度,即《科技档案管理工作实施细则》、《科技档案分类规定》、《科技档案保密制度》、《科技档案借阅制度》、《科技档案室的基本任务》、《科技档案工作人员的基本职责》、《科技档案鉴定意见》。
在实行企业档案管理标准化、规范化方面,青岛市一些单位也进行了摸索和尝试。青岛市化学石油工业公司、市第一轻工业局在本系统统一了原始记录报表、台账、文字材料用纸、目录、卡片的格式与规格,对分类编号、组卷层次、底图规格、案卷装订、图纸折叠等方面也做了统一的规定。
开发科技档案信息 青岛市企业积极开展科技档案信息开发和利用工作。1963年,市政工程管理局组织有20位工程技术人员和档案人员参加的普查组,在为时一年的实地测量、普查的基础上,分别编制了排水、道路、桥梁等档案图集,以图文结合的形式反映道路、排水系统的概况,方便了城市基建档案的管理和利用。1985年前后,企业档案部门利用档案编写科技档案参考资料,提供信息服务。青岛第三棉纺织厂编辑了《本厂技术经济指标汇编》、《本厂纺纱工艺主要参数汇编》、《本厂生产设备特征汇编》、《本厂织布工艺参数汇编》等科技档案材料汇编,为领导决策和生产科研提供了依据。市一轻局所属各单位编写了《科研成果汇编》、《新产品简介》和《科技工作大事记》。青岛化学石油工业公司将1979～1985年以来该公司所属企业获奖的名优产品,分门别类编辑成《优制产品汇编》,为企业科技管理和新产品开发提供了依据。青岛第九棉纺织厂先后编写了引进设备、纺纱设备、织布设备主要性能及工艺参数汇编、革新改造典型实例汇编、获奖成果汇编、科技档案利用30例等编研材料,与全国25个省市自治区92个市县的210个单位进行交流,扩大了科技档案信息共享的范围。同时又将获得的信息,及时通过厂办文摘、小报和目录介绍的形式予以反馈,促成科技信息向科技成果的转换。该厂根据生产一次边剪装置的情报,研制出了织机二次边剪,获得纺织部科技成果奖。 第二篇 档案管理
第三章 经济科技档案管理
第二节 科研档案
青岛市科研档案工作始于50年代末。1961年,根据中共中央《自然科学研究机构当前工作的十四条意见》,中国科学院海洋研究所等5个较大规模的科研机构建立健全了科研档案工作制度和专题技术档案。
1980年以后,在清理积存科研档案的基础上,各科研单位普遍建立健全了管理机构,充实了档案干部,把科研档案工作列入了科研管理和科研工作程序,并规定科研项目结束后,科研档案要向档案部门归档,否则,不能进行鉴定,不能上报成果,不安排科研项目,从而解决了课题档案不易收集的矛盾。
归档范围 青岛市各科研单位科技档案的归档范围是依据本单位科研活动的性质确定的。涉及学科众多,研究手段和途径差别大,研究工作中形成的具有保存价值的科技文件材料种类繁杂,归档范围也各具特色。
中科院海洋研究所科技档案室编制的科技档案归档范围涉及20个学科,包括科研工作的各个阶段,纵向按自然科学研究5个自然阶段中形成的科技文件材料的先后顺序排列,即:科研准备阶段,研究实验阶段,总结、鉴定、验收阶段,成果奖励、申报阶段,推广应用阶段。其中第二阶段以分支学科排列。横向款目以研究课题的类型,即基础研究、应用研究和发展工作依次排列,其序列可以反映出从开题到取得成果(包括成果信息反馈)的全过程。同时反映出不同学科专业、不同类型的研究课题的归档范围,比较直观地展示了各类研究课题应归档的科技文件材料的归档范围。
科研档案管理 青岛市各科研单位的科研档案一般按课题进行管理。每一课题在完成或告一段落后,由课题负责人、科研人员及时将课题形成的科研文件材料,根据归档范围进行归档,提出保管期限,注明密级,由所在室或有关领导作出鉴定意见,协助科技档案室验收归档。归档后的档案经过系统整理、立卷和编号登记即可上架。为提高档案利用效率,各单位建立了检索工具体系,建有档案总目录、分类目录、分类卡片目录和专题卡片目录多种检索工具。各单位还开展科研档案的编研工作。中科院海洋研究所档案部门与科研部门合作利用档案编辑出版了《苏北长江口海岸动力地貌调查研究报告》,《渤、黄、东海调查研究报告》等成果。
海岸带调查和海岛调查科研档案 1979年国务院决定开展全国海岸带调查,在这次国家统一组织、各省市同时进行的综合调查中,驻青岛市的各海洋研究单位承担了山东海岸的海洋水文地貌、化学、生物环保调查任务。在历时6年的研究中积累了大量具有保存价值的科技文件材料。归档后形成了65卷科研档案,主要包括开展海岸带和滩涂调查的文件、规划、计划、有关规定、会议材料、工作总结,各承担任务单位的调查资料汇编、图集、专业报告、综合报告、区划、开发利用初步设想、调查成果的审定验收意见以及水文、气象、化学、地质、地貌、环保、潮间带、浅海生物、各个自然环境要素特征等方面的研究成果。为发展滩涂养殖和近海渔业生产提供了科学依据。
1990年5月开始的青岛市海岛调查是继全国海岸带调查之后的又一重大海洋科研工程,是全国海岛调查的组成部分。海岛调查形成了大量文件、图表和成果报告等档案材料。为了确保海岛调查档案的完整、安全和有效利用,成立了海岛调查档案组,对全市所辖范围的海岛调查档案工作实行统一领导,先后制定了《青岛市海岛调查档案管理实施细则》、《青岛市海岛调查文件材料归档范围》、《青岛市海岛调查档案(阶段)文件材料整理立卷要求》和《青岛市海岛调查档案审查验收实施办法》等规章制度,把档案整理、编目、归档、移交、验收工作列入海岛调查的总体方案。标书、合同等有关文件单独设项。明确规定承担调查任务的各单位要保证归档材料的完整、准确,派专人负责收集、保管、整理,严格按海岛调查档案工作规章制度执行,并建立档案保证金制度,对海岛调查全过程中的档案工作,实施有效监督。为了保证档案管理与海岛调查工作同步,档案组根据海岛调查的进程,实施阶段检查,把好调查基础材料的质量关,强化了归档材料的前期控制,促进了海岛调查档案工作的全面开展。
农业科研档案 青岛市农业科研档案集中于青岛市农业科学研究所。该所自1985年以来逐步完善了农业科研档案管理制度。1962年由情报资料室兼管科技档案,集中管理以往分散在个人手中的科研材料,1963年实行按课题立卷的制度。到1985年,形成农业科研档案770卷,保存了一批具有较高价值的科技档案。该所从事苹果研究的技术人员,从1956年起开始对山东苹果砧木进行研究,持续24年,始终没有中断,积累、整理了完整的档案材料,其档案的完整性和系统性在国内也属少见。
青岛市农业科学研究所科研档案的归档范围主要包括:(一)各项专题计划、总结;(二)各项成果的鉴定评审材料;(三)成果推广材料;(四)重要基本建设、精密仪器的图纸、说明书;(五)在生产中形成的有价值的技术材料;(六)编印出版的科技材料、成果汇编;(七)综合性的计划、总结、报告。档案的整理归档工作由课题承办人负责,以课题为单位,采取每年归档的办法,同一年中的材料必须保存在一个年度的档案中,越冬作物则以收获年为归档年度。 第二篇 档案管理
第三章 经济科技档案管理
第三节 基建档案
青岛解放前,有关部门便注意收存城市基本建设档案。青岛解放后,基建档案工作逐步发展。1956年青岛市城市建设局开始整理基建档案,全面系统地绘制了市内道路和下水管道的现状图785张,保存了长达990公里道路和下水管道的档案,并整理保管了全市各项建筑工程档案?14 636卷?。1959年全国技术档案工作大连会议以后,青岛市加强了对基建档案的管理,市城建局统一管理这项工作,配备了专职人员,对分散在有关部门的城市建设、市政工程、城市规划、城市测量等方面的科技文件进行收集归档。1961年,市档案部门组织了基建档案管理试点工作组,确定在市城建局、港务局、邮电局、电业局进行试点,研究基建档案收集归档的方法。通过试点,在档案管理范围、健全制度、绘制竣工图、补缺配套等关键问题上取得了经验,制定出全市基建档案管理办法。1962年7月3日,青岛市人民委员会公布了《青岛市关于加强管理城市基本建设档案的试行办法》。《办法》强调必须对基建档案实行集中统一管理,指定市城建局是基建档案集中统一管理机构,规定了基建档案的基本范围包括工业、交通运输、市政工程、民用建筑、城市规划等5个方面,并对基建档案管理、报送竣工图等做出规定。
1963年,市直57个单位整理保管6 810项工程的档案58 880卷,收集补缺218项工程的7 544份图纸,测绘复制10项工程的696份图纸;健全了档案管理制度,基本上做到归档借阅有制度,整理有秩序,管理科学。同时在全市开展了“档案还家”活动,单位之间互相移交了不属于自己分管范围的基建档案。
“文化大革命”期间,基本建设的许多项目边设计边施工,没有严格按照规定保存档案,不搞竣工图,造成一些重要建设项目基建档案散失。
1982年,青岛市人民Gov公布《青岛市城市建设档案管理试行办法》,规定了基建档案管理工作的基本内容。青岛市城建档案归档范围为15大类:
(一)城市基础资料:城市历史沿革、人口情况、城市经济、地名、地质、水文、气象、资源、统计资料等;
(二)城市规划资料:城市现状、总体规划、长远规划、近期规划、详细规划、专业规划的图纸和文字说明等;
(三)市政工程资料:城市道路、桥梁、涵洞、雨污排水设施、海岸构筑物、河道防洪堤坝等工程的现状图、设计施工图、竣工图和文字资料;
(四)房屋、地产资料:房屋管理、新建、拆迁、维修、房屋异动、重用划拨土地和地籍、建筑管理等方面的图纸和文字资料等;
(五)公用事业工程资料:自来水水源工程、管线和送水、贮水构筑物、路灯照明、公共交通、煤气及供热等工程的现状图、设计施工图、竣工图和文字资料等;
(六)园林古建筑资料:城市绿化、公园、苗圃、古建筑、庙宇、楼阁、纪念建筑物等方面的现状图、竣工图、修缮记录和文字资料等;
(七)交通运输资料:公路、铁路的线路资料,站场、桥梁和港口码头、机场等方面的现状图、设计施工图、竣工图和文字资料等;
(八)人防工程资料:重要的地下干道、地下工程和平战结合工程的规划、现状图、竣工图和文字资料等;
(九)勘察测绘资料:各种比例的地形图、航测照片、测量结果、地质和水文地质钻探方面的图表和文字资料等;
(十)环境保护资料:废气、废水、废渣污染普查和污染检测报告,治理规划,治理工程图和文字资料等;?
(十一)工业建筑资料?:重要工厂和库栈的平面图,主要建筑工程的设计施工图、竣工图和文字资料等;
(十二)民用建筑资料:科研及党政机构办公楼、礼堂、影剧院、体育场(馆)、图书馆、文化宫、少年宫、展览馆、医院、大学、宾馆、旅游建筑、商店等主要建筑和重要住宅的竣工图和文字资料等;
(十三)电业、邮电设施资料:电力、电讯、广播和电视设施及地上地下电缆的现状图、设计施工图、竣工图和文字资料等;
(十四)海区资料:海域概貌、海洋工程和海洋物理、化学、生物、资源、地质科学等方面的有关图纸和文字资料等;
(十五)城建科研资料:城市建筑的专题资料、研究报告、论文和新技术、新工艺的图纸和文字资料等。
归档的图纸和文字资料,必须纸质优良、字迹清楚,进行系统地整理。各项基建工程按照要求绘制竣工图,整理有关竣工档案材料。其主要内容包括:施工记录及照片、设计变更通知单及验收签证、质量检查记录、事故处理报告、计算数据、竣工决算、图物相符的竣工图、施工技术总结等文件资料。
竣工图的绘制由施工单位负责。工程竣工后,施工单位整理好全套竣工技术档案,作为工程验收的依据,在验收工程的同时验收全部竣工档案。竣工档案不完整的,不得进行验收。 第二篇 档案管理
第四章 专门档案管理
第一节 会计档案
50年代,青岛市各级机关、企事业单位和社会团体,根据财政部和国家档案局的要求,建立了会计档案管理工作。1964年,青岛市财政局和青岛市档案局向青岛市人民委员会提出财会档案管理情况的报告,制定了《机关、团体、企业、事业单位财会档案管理的具体规定》。《规定》提出会计档案实行集中统一管理的要求,对会计档案的归档、整理和保管、鉴定、销毁、统计、移交等作出具体的规定。
?“文化大革命”期间,会计档案工作普遍遭到破坏,会计档案收集不全,范围不清,积存档案多年得不到清理。
1984年6月,财政部、国家档案局制定《会计档案管理办法》,同时附发了《关于清理1966年以前积存会计档案的几点原则意见》,1985年2月,财政部、国家档案局又下达了《关于抓紧清理1966年以前积存会计档案的通知》,6月20日,青岛市召开了清理会计档案工作会议,对青岛市清理会计档案、健全管理制度作出部署。至1985年底,清理了1966年以前的积存档案。1986年起,开展了1966年以后档案的建档工作。
到1986年10月,全市基本完成清理会计档案工作。仅6县6区及轻工、电子仪表、机械、商业、橡胶5个系统、1 476个独立核算单位,共销毁1966年以前无保存价值的档案817 160卷(册、本),保存档案2 194 175卷(册、本)。其中,永久档案148 357卷(册、本)、5年保存期档案368 800卷(册、本)。 第二篇 档案管理
第四章 专门档案管理
第二节 艺术档案
1983年,青岛市文化局、青岛市档案局根据文化部、国家档案局制定《艺术档案工作暂行办法》,加强对艺术档案工作的领导,在有关单位进行试点,建立集中统一管理艺术档案的制度。
1984年4月,青岛市档案局、平度县文化局、平度县档案局在平度县吕剧团召开艺术档案工作座谈会,协助建立艺术档案。该团从收集建团以来散存在个人手中的艺术材料入手,开展建档工作。共收集115个剧目(剧本),创作手稿21本,照片73张,舞台设计17张。通过分类、整理、编目、立卷归档,建立艺术档案165卷,档案资料最早的形成于1956年。档案的主要内容包括:各类剧本、乐谱、导演计划、舞美设计、照片、录音、观众意见等。在建档的同时,该剧团健全了艺术档案管理体制,成立了艺术档案工作领导小组,建立了包括艺术档案在内的综合档案室,制定了艺术档案工作制度。这次会议推广了平度县吕剧团的经验,进一步推动了全市的艺术档案工作。 第二篇 档案管理
第四章 专门档案管理
第三节 教学档案
1982年,青岛市根据国家档案局印发的陕西省档案局、教育局《关于加强学校教学档案工作的意见》,组织教育单位强化教学档案管理,并总结推广了平度县加强教学档案管理工作的经验。平度县一中、师范学校、实验小学等单位建立了教学档案工作领导小组,配备了专兼职档案人员,落实档案设备,坚持学校档案工作以教学档案为主要内容,抓好新学年开始环节、第一学期末的中间环节、学年末立卷归档环节,按照归档范围收集完整的教学档案,分类组卷,系统排列。
1985年,青岛市教育局、青岛市档案局在全市推广了平度县的经验,并制定了《青岛市教学档案管理办法》,在较短的时间内全市70%的学校建立了教学档案。 第二篇 档案管理
第四章 专门档案管理
第四节 保卫档案
60年代起,青岛市各级公安机关和保卫组织的档案,按照公安部、国家档案局《关于各级公安机关和保卫组织档案保管问题的通知》,实行单行保管和分级管理。各部门、各单位有关保卫工作的文件,由保卫部门单行保管。1985年,青岛市公安局、青岛市档案局组织了清理、建立保卫档案工作。经过一年的工作,进一步加强了保卫档案的管理,青岛市公安局、青岛市档案局还制定了《青岛市厂矿、企业、机关、学校保卫组织档案材料清理、管理工作实施细则》(试行)。在清理档案工作中,保卫档案按其性质分为文书材料、业务材料和资料三部分,文书材料包括在工作中办理完毕具有参考价值的文件材料;业务材料包括保卫处、科在同犯罪分子斗争中,在维护内部治安保卫要害部门的过程中,进行调查、侦察、监督改造、实施治安处罚等措施形成的文件材料;资料包括工作中整理、积累和有关单位发来的备考性的公安保卫业务材料。
通过清理,全市共建立保卫档案9 063卷,销毁无保存价值的档案材料662卷。 第二篇 档案管理
第四章 专门档案管理
第四节 保卫档案
青岛市各县(市)区档案馆业务建设情况表
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